Tietosuoja on iloinen asia!

Otsikko on lainaus Tietosuojavaltuutetun blogista. Blogissaan hän rauhoittelee kansalaisia ja kumoaa urbaaneja legendoja. Ei pidä uskoa kaikkea mitä torin reunalla kuulee.

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on tärkeä asia ja se pitää ottaa vakavasti, mutta niinhän on jo tähän mennessäkin pitänyt tehdä tietosuoja-asioissa. Yksityisyyden suojaa on pitänyt ja pitää jatkossakin kunnioittaa.

Mitä urheiluseuran tai lajiliiton tulee nyt tehdä?

Ensimmäisenä johdon on syytä selvittää: millaisia tietoja on kerätty henkilöistä, missä tietoja säilytetään ja miten ja kuka niitä käyttää. Käytännössä rekisterejä on eri paikoissa ja niiden käyttötarkoituskin voi jäädä epäselväksi. Rekisteriselosteita ei ole. Nämä rekisterit on todennäköisesti syytä hävittää.

Tarpeellisen tiedon tietoturva on laitettava kuntoon tulevaisuutta pohdittaessa. Henkilötietoja kerätään jäseniltä ja toimintaan osallistuvilta (tietosuojaslangilla asiakkailta). Oleellisinta on pohtia tietojen käyttötarkoitus.  Käyttötarkoitus on määriteltävä ennen tiedon keräämistä ja tietoa voidaan kerätä vain, jos tiedon käytöllä on liiton ja seuran toimintaan perustuva syy. Käyttötarkoitus kerrotaan henkilöille tietoa kerättäessä ja tätä kerättyä tietoa käytetään vain tähän etukäteen määriteltyyn tarkoitukseen. Lisäksi on aina mahdollista pyytää lupa henkilötietojen muihin käyttötarkoituksiin.

Henkilötiedot tulee säilyttää niin, että niihin ei pääse käsiksi mikään ulkopuolinen taho. Teknisiin järjestelmiin tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota. Ja suurin riskihän ovat käyttäjät! Jokaisen henkilötietoja käsittelevän pitää ymmärtää oma vastuunsa yksityisyyden suojelijana.

Lopuksi, kun henkilötietojen käyttötarkoitus on päättynyt, tunnistettavat tiedot tulee hävittää.  Tärkeää on, että tiedot tulee hävittää isoin osin jo aiemmin henkilön sitä vaatiessa.

Urheilun käytännesääntö

Kevään 2018 mittaan tietosuoja-asetuksen soveltamisen yksityiskohdat selviävät. Urheilulle tärkeitä soveltamisohjeita kirjataan Urheilun omaan käytännesääntöön, joka ilmestyy mahdollisimman pian vuoden 2018 loppupuoliskolla. Kaikki ei ole valmista 25.5.2018, mutta maalaisjärjellä selvitään hyvin näissä tietosuoja-asioissakin – suojataan yksityisyyttä.

Tutustukaa:

http://www.tietosuoja.fi/fi/index/blogi/6IUtCELFH/2017/XWPXhHADf.html.stx

http://tietosuoja.vahtiohje.fi/fi/#/front

https://ek.fi/mita-teemme/yrityslainsaadanto/tietosuojalainsaadanto/tietopaketti-yrityksille-on-aika-valmistautua-eun-yleiseen-tietosuoja-asetukseen/